Jonge vrouw

Secretaresse Huisvesting & Beheer

Je bent bezig met voorbereidingen voor de stuurgroep van de nieuwe hogeschool in Almere. Tussendoor maakt een externe huurder in het gebouw een melding van een deur die niet goed sluit. Je loopt even mee en belooft de huurder het zo snel mogelijk op te lossen. Eenmaal terug op je werkplek zet je deze actie uit. Je belt daarna snel een collega van de hogeschool, omdat je nog een aanvulling nodig hebt voor de vergadering van de stuurgroep. In een mum van tijd is je vraag beantwoord en kun je weer door. Dat werkt fijn en past helemaal bij jouw werkwijze. Want jij legt graag verbinding en bent niet bang om jezelf te laten zien. Binnen én buiten de organisatie. Zo geef jij een gezicht aan de afdeling Huisvesting en Beheer. Zie jij jezelf hier wel zitten? Lees dan vooral even verder.

Wat je gaat doen

Als secretaresse Huisvesting & Beheer maak je deel uit van een klein team. Je bent de verbindende factor binnen de afdeling als ook tussen afdelingen op het bestuursbureau. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de externe huurders en je biedt ondersteuning aan de facilitair coördinator van het bestuursbureau. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beheer van het huurregister en de objectenlijst. Bij bouw-, renovatie- en onderhoudsprojecten is het belangrijk een goede administratie bij te houden van gemaakte afspraken en vastgestelde beslisdocumenten. Je levert hieraan een belangrijke bijdrage in de planning, organisatie, notulering, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen van stuurgroepen, het verwerken van correspondentie, het beheren van agenda’s en dergelijke.

Andere werkzaamheden zijn:

  • het voorbereiden, notuleren en verslaglegging van de stuurgroepen;
  • het maken van een besluiten- en actiepuntenlijst voor de verschillende projecten en het bewaken van de voortgang;
  • het administreren van inkomende en uitgaande brieven, het bewaken van de voortgang en het beoordelen op prioriteit en afhandelen van lopende zaken;
  • het zorgen voor de interne verspreiding van stukken;
  • het zelfstandig opstellen van brieven en opdrachtbevestigingen aan de hand van inhoudelijke aanwijzingen;
  • het bewaken van de telefoon en agenda's en het vastleggen van werkafspraken;
  • facturatie en archivering.
Talent voor groei

Wij vragen

  • minimaal HAVO of MBO-4 niveau;
  • ervaring in een secretariële functie;
  • uitstekende kennis van het Officepakket;
  • uitstekende kennis van de Nederlandse taal (in woord en geschrift);
  • een flexibele werkhouding;
  • benodigde competenties: accuraat, collegiaal, zelfstandig, stressbestendig, plannen en organiseren, proactief en daadkrachtig.

Wij bieden

  • een dynamische baan bij een groene kennisinstelling waar onderwijs, onderzoek en ondernemen samenkomen. Aeres is de enige groene kennisinstelling in Nederland die onderwijs, praktijkgericht onderzoek en commerciële kennisintensieve dienstverlening aanbiedt op alle niveaus. Innovatie en internationalisering zijn belangrijke pijlers;
  • een fijne werkomgeving in een enthousiast team met oog voor elkaar;
  • uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden en een marktconform salaris volgens cao mbo. Je wordt ingeschaald in schaal 6 met een maximum van € 2.714,- bruto per maand bij een volledige dienstbetrekking.

Waar je gaat werken

Je gaat werken op het Bestuursbureau van Aeres in Ede. Aeres is een breed, veelzijdig kennisinstituut binnen de sector voor voedsel, leefomgeving en groen. Aeres verzorgt regulier onderwijs (PrO, VMBO, MBO, HBO), praktijkleren, commerciële diensten en praktijkonderzoek. Aeres heeft ca. 1.200 medewerkers en ca. 10.000 leerlingen en studenten en jaarlijks volgen nog eens vele duizenden volwassenen een training of cursus. Het Bestuursbureau ondersteunt de instellingen met diverse diensten als Financiën, ICT, Personeel en Organisatie en Corporate Communicatie. Werken op het Bestuursbureau betekent werken in een dynamisch werkveld, omdat je zowel de medewerker op locatie als het College van Bestuur ondersteunt.
De Aeres Groep heeft in haar vastgoedportefeuille 67 panden met in totaal ca. 130.000 m2 BVO. De uitdaging voor de komende jaren is het realiseren van bouw-, verbouw- en onderhoudsprojecten en het verder professionaliseren en ontwikkelen van het vastgoedbeheer van Aeres om zo te komen tot een duurzame, toekomstbestendige vastgoedportefeuille. De afdeling Huisvesting & Beheer vervult deze rol als regisseur.

Interesse?

Is je interesse gewekt en wil je meer informatie? Neem dan gerust contact op met Mike Maeijer, Hoofd Huisvesting & Beheer, 06-82392224. Je kunt tot 12 juni solliciteren op deze functie.
De eerste gesprekken vinden plaats op donderdag 20 juni 2019.

Solliciteer op deze functie