Vacature bij Aeres VMBO Maartensdijk

Programma secretaresse voor Sterk Techniek Onderwijs

  • Aeres VMBO
  • Maartensdijk
  • 0,4-0,5 fte
  • Sluitingsdatum: 27-9-2021

Vind jij het net als wij belangrijk dat alle jongeren in het onderwijs hun talenten voor techniek, technologie en ICT kunnen ontdekken en ontwikkelen? Het programma Sterk Techniek Onderwijs (STO) zoekt voor de regio De Bilt, Wijk bij Duurstede, Zeist een ervaren programma secretaresse.

Onze nieuwe collega:

Wij zijn op zoek naar een accurate collega, die ervaring heeft in het werken op een (programma) secretariaat. Je hebt weinig tijd nodig om de weg te vinden in een nieuwe werkomgeving en houdt van aanpakken. Je werkt gestructureerd en functioneert goed in een dynamische krachtenveld. Bij de uitvoering van de werkzaamheden zijn zorgvuldigheid, servicegerichtheid, kwaliteitsbewustzijn en resultaatgerichtheid van belang. Je bent bereid om in een dynamische programmateam te werken en kunt flexibel schakelen tussen diverse werkzaamheden. Het discreet omgaan met vertrouwelijke informatie is een essentieel onderdeel van de functie. Je werkt nou samen met de Programmamanager, de projectleiders en andere collega ondersteuners. Dit vraagt van je dat je op alle niveaus kan communiceren en verbindingen kan leggen, zowel horizontaal als verticaal.

Je taken en verantwoordelijkheden bestaan uit:
Het verrichten van dagelijks voorkomende secretariële en administratieve ondersteuning op het programmasecretariaat, waaronder:

  • Oppakken van vragen, verzoeken en correspondentie, zowel in- als extern;
  • Beheren van de agenda programmamanager en het bewaken van de voortgang van de afgesproken acties;
  • Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, zowel in- als extern. Notuleert vergaderingen en bewaakt de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en besluiten;
  • Voorbereiden en verzorgen van correspondentie;
  • Verzamelen van informatie ten behoeve van verslagen, voortgangs- of verantwoordingsrapportages;
  • Faciliteren van vergaderingen, bijeenkomsten en events, waaronder het ontvangen van gasten en het klaarzetten van benodigdheden follow up van acties;
  • Online programma archief bijhouden en content website up to date houden.

Een voorbeeld van een dinsdagochtend:
"Je begint de dag met een weekly met de programmamanager om alles door te nemen voor de komende week waarna de dag van start gaat. Je gaat de notulen uitwerken van de laatste bijeenkomst van de stuurgroep. Ondertussen belt een projectleider of je het draaiboek van een komende bijeenkomst kan doornemen. Hiervoor heb je natuurlijk de locatie en catering al geregeld. Na het telefoongesprek nog de laatste puntjes op de i voor de notulen en deze kan je naar de programmamanager voor akkoord. Er is ook een nieuwe STO bijeenkomst gepland dus de website moet bijgewerkt worden. Hiervoor maak je een opzet en schakel je alvast met de vormgever zodat wanneer je het akkoord hebt, je meteen kan schakelen en alles in gang kan zetten. Je zet alvast een herinnering in de agenda zodat je de reminders eruit kan doen na de aankondiging van de bijeenkomst. De ochtend is voorbij gevlogen en voldaan ga je lunchen."

Talent voor groei

Wie ben jij?

Je voldoet aan de volgende functie-eisen:

  • MBO+ werk- en denkniveau, richting managementassistent / secretaresse
  • Ervaring in een vergelijkbare zelfstandige, dynamische functie is een vereiste
  • Communicatieve vaardigheden, beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling;
  • Weet overzicht te creëren en te houden en de juiste prioriteiten te stellen;
  • Proactief en dienstverlenend, werkt zelfstandig.

Jouw kwaliteiten:

  • Affiniteit met innovatie in de onderwijssector en techniek;
  • Enthousiasme, creativiteit;
  • Proactief en helicopterview heeft;
  • Je bent een echte aanpakker;
  • Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden in een complex speelveld;
  • Communicatieve en redactionele vaardigheden;
  • Accuratesse en analytisch denkvermogen.

 

Sterk Techniek Onderwijs

Het doel van het programma STO, is het zorgdragen voor meer doorstroom van leerlingen uit het vmbo naar technische opleidingen in het mbo zodat er meer arbeidskrachten beschikbaar komen voor de technische (regionale) arbeidsmarkt. Voor meer informatie zie onze website: https://www.sterktechniekonderwijs.nl/regio/debiltwijkbijduurstedeenzeist. 

Ons aanbod

Op de functie zijn de arbeidsvoorwaarden van de cao-mbo van toepassing. Inschaling zal plaatsvinden op basis van ervaring in schaal 7 (max. € 3.083 ,- bruto per maand bij een volledige dienstbetrekking). Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn o.a. vaste eindejaarsuitkering (8,33%), bijdrage in de ziektekosten en een uitstekende pensioenvoorziening. Werkdagen in overleg, waarbij de dinsdag en de donderdag vaste dagen zijn. Het gaat om een tijdelijke aanstelling van een jaar waarna verlenging mogelijk is.

 

Aan het werk bij Sterk Techniek Onderwijs?

  • Heb je nog vragen over de vacature? Neem dan gerust contact op met mw. Özlem Yalvaç, Programmamanager Sterk Techniek o.yalvac@aeres.nl  LET OP! In verband met de AVG kunnen wij alleen sollicitaties accepteren die via onze website binnenkomen werkenbijaeres.nl
  • Ben jij de persoon die wij zoeken en wil je in aanmerking komen de voor deze functie dan ontvangen we graag een motivatiebrief en CV vóór 28 september 2021.
  • Deze vacature wordt tegelijktijdig intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben kandidaten uit het samenwerkingsverband STO voorrang.
  • Bij voldoende geschikte kandidaten is het mogelijk dat de vacature eerder gesloten zal worden.
  • Gesprekken zullen 5 oktober plaats vinden.